こんにちは、noダーマです。
僕が子どもの頃は、友達とのコミュニケーション手段といえば電話かメールといった方法でしたが、LINEが流行して以降、メールを使う場面はほぼ仕事だけになってしまった気がします。
特に取引先とのやり取りなどはまだまだメールが使われていますが、やり取りをしているときにこんな経験をしたことはないでしょうか。
・送ったはずのメールが届かない
・先方から送られたメールが迷惑メールと判断された
以前の記事でも記載した通り、メールを使った詐欺やサイバー犯罪が横行しています。
そのため各メールサービスを提供している会社も、利用者がその被害に遭わないように疑わしいメールはブロックする仕組みが存在します。
「フィルタ」と呼ばれる迷惑メールと思われるものを自動でブロックする機能は、独自のルールに沿って機械的に判断しているため、本来は迷惑メールではないものも誤認識されてしまう場合があります。
そのため、送ったメールが届かないといった現象が発生するのです。
そこで今回は迷惑メールとして判断されやすい例と、迷惑メールにされにくい対策について解説します。
なお、各メールシステムのフィルタの仕組みについては機密情報として一般的に公開されておらず、また急に変更される場合があります。
以下の情報は、本記事を書いている当時(2021年3月)の筆者の経験をもとに記載していますが、必ずしも解決するとは限らない点だけご了承ください。
※記事は最新情報が手に入り次第、更新します。
目次
迷惑メールと判断されやすい例
先にも記載した通り、迷惑メールかどうかの判断は機械が独自の「ルール」に沿って行っています。
そのルールは各システムによって異なりますが、基本の判断ロジックは『過去に存在した詐欺、迷惑メールとの類似点』です。
膨大な量の迷惑メールの例を機械に学習させて、各メールの特徴から迷惑メールによくみられるパターンを判定し、そのパターンにどれだけ該当するかで迷惑メールか否かを判断しています。
つまり、意図せず過去に存在した迷惑メールとの類似点が多いと、そのメールは迷惑メールとして判断されやすくなってしまうのです。
ここからはいくつか具体例を挙げて解説します。
個人情報の入力が必要なwebサイトへのリンクが存在する
例えば氏名やメールアドレスなどの入力が必要なwebサイトの場合、そのサイトへのリンクが存在すると迷惑メールと判断される可能性があります。
これもフィッシングサイトとの類似性によるものです。
googleフォームのページもフィッシングサイトと判断されてしまう場合があるのが厄介ですね。
特にGmailが該当のメールをブロックしたときは驚きました。
同じgoogleが提供しているサービスなのにどうして。。。
リンクのURLが短縮URLになっている
まずは「短縮URL」について解説します。
googleなどの検索サイトで検索したときの結果ページのURLをご覧になったことはあるでしょうか。
見たことがない方は何でもいいので検索してみてください。
おそらくものすご～く長いURLが表示されていると思います。
このような長いURLを短くしたものが「短縮URL」です。
ではなぜこの短縮URLが迷惑メール扱いされやすいかというと、フィッシングサイトの誘導にも短縮URLを使用される場合があるからです。
URLをメールに記載する際は、長くてもそのまま書くことをおすすめします。
フィッシング詐欺でよく使用される文言が使われている
例えば、
「月収で〇万円を稼ぐ方法をお教えします」
「期間限定でお得な情報をお届けします」
みたいな文言を目にした、または噂で聞いたことがある人は多いと思います。
いわゆる上記で挙げたような文言に似たものがメールに記載されている場合は迷惑メールと判断されやすいです。
これは類似点が明らかですし、そう判断されてしまうのもやむなしでしょう。
逆に対策も明確で、迷惑メールとは似てない文章に修正すればOKです。
一度に大量の宛先へ同じ内容のメールを送信している
同じ内容のメールを一度に大量の宛先に送信するとスパムメールと判断されやすくなります。
どうしても大量に送る必要がある場合は、間隔をあけて送信しましょう。
また同じ理由で、同じ宛先に大量にメールを送信するのもスパムと判断される場合があります。
迷惑メールとして判断されにくくするための対策
ここからは迷惑メールと判断されにくくするための対策を解説します。
なおフィルタのアルゴリズムが変更になることもありますので、この記事を書いている2021年3月時点の情報であることを前提にしてください。
宛先に指定するアドレスは必要最低限にする
「一度に大量の宛先へ同じ内容のメールを送信している」
の項目で解説した内容への対策となりますが、ToやCC、BCCに設定する宛先は必要最低限に留めておくことをおすすめします。
どうしても多数の方へメールを送る必要がある場合は、全員分のアドレスを宛先に指定するのではなく、グループアドレスなどを指定する、といった具合です。
個人情報の入力が必要なwebサイトへのリンクを削除する
単純ですが、フィッシングサイトと疑われやすいwebサイトへのリンクを削除してしまえば、迷惑メールと判断されにくくなります。
とはいえ、どうしてもそういうサイトのURLを記載する必要がある場面もあると思います。
そういう場合は短縮URLは使わず、また本文の文章をうまく工夫すると回避できるかもしれません。
またメール以外に連絡を取り合う手段がある場合は、URLだけはメール以外で共有するという方法も有効です。
ドメインを指定して迷惑メールにしない・指定受信する設定を加える(受信側)
今度は受信側、すなわちメールを受け取る側でできる対策方法になります。
「ドメイン」とはメールアドレスの＠より後ろの部分です。
例．gmail.com、yahoo.co.jpなど
ドメインを指定して「このドメインから来たメールは迷惑メールにしない」あるいは「指定受信する」という設定を加えると、受信側はそのドメインから来たメールを迷惑メールと判断しなくなり、ちゃんと受け取れるようになります。
メールは昨日まで届いていたものが、今日突然届かなくなるなんてことがよくあります。
あらかじめこの設定を加えてからやり取りを行うと、よりスムーズかもしれません。
必要なメールは開封して既読にする(受信側)
迷惑メールかどうかを判断するロジックの中に、「メールがちゃんと開封されたか」という判断基準があります。
未開封(未読)のまま放置されると、そのメールは「重要度が低い」という判断が為されて送信元の評価が下がり、結果としてその送信元からのメールが届きにくくなる場合があります。
本当に必要なメールはしっかりと開封して既読にしておくことも重要です。
あとがき
今回のネタは実は自分にとってもホットな話題で、メールが届かない！という事態をつい最近経験したところです。
その際にこうしたら改善された、という方法を中心にご紹介させていただきました。
いずれメールという仕組み自体が廃れてしまうときが来るのかなと思いつつも、筆者は仕事であんまりLINEを使いたくない派だったりします。
仕事とプライベートはきっちり線引きしたいので、同じアカウントで仕事とプライベートのやり取り両方行うっていうのが少し抵抗があるんです。
もし今後1つの端末で複数のLINEアカウントを使えるようになったら、メール離れがより一層加速するかもしれませんね。
それではまた次回お会いしましょう。
