こんにちは、noダーマです。
コロナウイルスの影響で、学校や企業でオンラインでの授業や会議を導入するところが増えてきました。
かくいう僕も数年前からリモートワークをしています。
人によって意見が分かれると思いますが、僕はリモートワークの方が仕事がしやすいと感じています。
なぜなら通勤電車に乗る必要がない、これが最大の理由です。
もう朝の満員電車には二度と乗りたくありません。
そんなわけで、取引先との打ち合わせも最近はもっぱらオンラインでになりました。
その際は『オンライン会議ツール』を使用しているのですが、当然このツールを使用する際にも注意すべきポイントがあります。
今回は実際に僕が使用したことがあるツールと、おすすめのセキュリティ対策について解説します。
目次
Zoom
今回ご紹介するオンライン会議ツールの中では、個人的に一番使いやすいと思っています。
簡単にZoomの特徴をご説明すると、以下の通りです。
・ホスト以外はアカウント登録なしでも参加可能
・同時接続可人数が圧倒的に多い(最大1,000人)
・通信料が少ない
・無料版の場合、3人以上の会議は利用時間が40分まで
トークルームを作成するホスト以外はアカウントなしでも参加が可能なので、気軽に使用できるのは大きなポイントです。
登録も簡単なので、今後頻繁に使う可能性があるならアカウントを作っておくのもいいでしょう。
さらに通信料が少ないということは、接続が安定しやすいということでもあります。
ビデオを使用しての会議の場合は、通信量が増えて接続が不安定になりがちですが、通信料が少ないほど安定しやすく、音声が途切れるなどのエラーも起こりにくいです。
またZoomには通信状況が悪くなると音声の疎通を優先する仕組みになっているため、音声は途切れることなくクリア
※端末のマシンスペックが極端に低い場合を除きます。
最悪ビデオをOFFにしてしまえば、まず間違いなくクリアな会話が可能ですね。
ただし無料の場合、3人以上の会議は40分の制限があるところがネックです。
40分以上続く場合は新たにトークルームを組む必要があるのは少々面倒だなと思うときがあります。
とはいえデメリットは時間制限くらいで、有料プランは最も安いもので2,000円/月ですが、支払う価値は充分あると思います。
Zoomの有料プランについてはこちらを参照ください。
どのツールを使うか迷っているならば、僕はZoomをおすすめします。
さて、ここからはZoomを使用する上で推奨とされる設定やセキュリティ対策をご紹介します。
・ミーティングパスコードをONにする
・ワンクリック参加(招待リンクにパスコード埋め込み)をOFFにする
・待機室をONにする
・画面共有を「ホストのみ」にする
・バーチャル背景を使用しない
・ソフトウェア、アプリのバージョンを最新にする
まずミーティング参加にはパスワードを必須にしましょう。
これはセキュリティ的には絶対必要な設定ですね。
ワンクリック参加をOFFにするのも同様の理由です。
また参加者を承認制にするために、待機室をONにしましょう。
こうすることで部外者や荒らしなどの入室を防ぐことができます。
画面共有をホストのみにするのは、悪意ある参加者から不適切な画像の共有を防ぐためです。
バーチャル背景については、特に仕事の会議では使用を避けましょう。
部外秘の情報を扱うような会議のときは公共の場で参加することがNGの場合もあり、そういった場所で参加していないことを証明するためです。
ただし完全にプライベートの場合はバーチャル背景を使うのは問題ありません。
中には自宅の様子を映したくないという方もいるでしょう。
そういった方にはバーチャル背景は非常に便利です。
バーチャル背景を使用するためには少しコツが必要で、下記にあるグリーンバックを使うのがオススメです。
メイキング映像や撮影現場などで見たことがある方もいるのではないでしょうか。
グリーンバックがあると背景の合成・加工が楽になるので、Zoomで使うほか、youtubeなどで配信を行っている方も持っておくと便利です。
あと過去の記事でもご紹介した通り、インストールしたソフトウェアやアプリのバージョンは常に最新にしておきましょう。
Skype
Zoomが広く浸透するまでは、オンライン上のやり取りはSkepeが主流だった気がします。
Skepeは主に1対1でのやり取りを想定して作られたツールです。
Skypeの特徴としては、以下のような点が挙げられます。
・チャット機能が使用できる
・会議の時間制限なし
・無料でも充分に機能が使える
・参加人数が増えると接続が不安定になりやすい
・参加にはアカウントが必要
Skepeにはチャット機能があるため、音声通話するまでもないような簡単なやり取りにも活用できます。
さらに時間制限がないため、時間を気にせず会議が行えるのもメリットです。
また、Skypeの有料プランは固定電話や携帯電話に掛けられるようになりますが、それを必要としないなら無料で充分な機能が使えます。
ただし通信料が多いため、参加人数が増えると接続が不安定になりやすいのがデメリットです。
事実筆者が使用していた時も何度か音飛びや映像がカクカクしたことがありました。
あと会議の参加にはアカウントが必要であるため、アカウントを持っていない場合は、まず取得するところから始める必要があります。
次にSkypeのセキュリティ対策をご紹介します。
・アカウントのパスワードを推測しにくい複雑なものにする
・怪しいメッセージは警戒する
・ソフトウェア、アプリのバージョンを最新にする
前回の記事で触れた内容とかなり重複してしまいますが、それだけ重要なポイントですので改めて解説させてください。
Skepeはまず最初にログインを行います。
そのためアカウントのパスワードは推測しにくい複雑なものにするのが安全です。
また上記でも触れた通り、チャット機能があるため、スパムメッセージやフィッシング詐欺のようなメッセージにも注意が必要です。
特に連絡帳に登録されておらず、心当たりもないアカウントからのメッセージは無視した方がいいでしょう。
見覚えのないURLにはアクセスしないようにお気を付けください。
バージョンについてもZoomのところで触れた通りです。
Google Meet
従来は「ハングアウト」という名前で法人向けに提供しているサービスでしたが、名前を変えて一般向けに提供されたものが「Google Meet」です。
Googleアカウントを持っている方は誰でも利用できますので、導入までのハードルはもっとも低いかもしれません。
Meetの特徴しては以下の通りです。
・Chromeなどのブラウザで全機能が使用できる(アプリ不要※)
・Googleが提供している=安全性、信頼性が高い
・パスワードなしで参加が可能
・60分の時間制限がある
※スマホの場合はアプリのインストールが必要です。
まずこれまで紹介した2つと比較してパソコンの場合はアプリ不要で、ブラウザ上で全機能が使用可能という点がもっとも大きい特徴でしょう。
さらに大半の方がGoogleアカウントをお持ちでしょうから、今すぐに使うことも可能です。
また提供が「Googleである」ということも非常に大きな点といえます。
超有名な大企業が提供元ですので、サービスの安全性や信頼性は他よりも頭１つ抜けているでしょう。
これは人によって判断が分かれるところですが、Meetは招待用のURLがあればパスワードなしで参加できます。
ただしトークルームへ入室できるのはホストが承認した人のみですので、悪意ある人の入室を防ぐことは可能です。
また、Zoomよりは長いですが60分という時間制限があります。
長時間の会議を予定している場合は60分おきにトークルームを作り直す必要があるのが難点ですね。
60分以内に終わらない会議は、重要な決定事項が多い場合を除いて長すぎだと思っています。
自分がメインで進行する会議は絶対に60分以内に終わらせるよう心掛けています。
社会人なりたての頃に、5時間近く会議が続いたときは地獄でした。。。
さて、話を戻しまして今度はGoogle Meetで気を付けるべきポイントをご紹介します。
・会議へ招待する際は適切な宛先に送信する
・承認する際は参加申請者をしっかりと確認する
・(スマホの場合)アプリのバージョンを最新にする
Meetは会議の作成時に招待、あるいは入室用のURLを共有する形になります。
そこで注意すべきは、招待または共有する際には適切な宛先に送っているかを確認しましょう。
同時に承認を行う際も申請を送っている人が誰かの確認もお忘れなく。
参加者が複数人いる場合でも、メーリング等で共有せず、明確に参加者個人を指定して招待する方がより安全です。
先にも記載した通り、Meetにはパスワードがないためホストの承認が最後の防衛線になります。
Google上のアカウント名と実際の名前が一致していない人もいるでしょうから、あらかじめアカウント名を確認しておくか、一時的にアカウント名と名前を揃えてもらうのもアリかもしれませんね。
まとめ
これまでの総括ですが、
・使いやすさで選ぶならZoom
・安全性や信頼性を優先するならGoogle Meet
といった感じです。
あとは使用用途や、使ってみた感触でどれを使うか決めるといいでしょう。
セキュリティ対策について、いずれにも共通していえることは
・会議への招待は適切な方にのみ送る
・参加の承認は申請者の確認をしっかりと行う
・ソフトウェア、アプリのバージョンを最新にする
・オンライン会議に参加するときはイヤホンマイクを準備する
といったものが挙げられます。
前項では挙げませんでしたが、オンライン会議に参加するときはイヤホンマイクを準備しておきましょう。
部外秘の情報が外に漏れることの防止、隣人との騒音トラブルの防止が主な理由です。
僕は有線、無線タイプ両方持っていますが、有線を使うことが多いです
これはZoomが普及した直後ころの話ですが、オンライン会議や商談に突然入室してきては会話の邪魔をしたり、不適切な画像を画面共有してくるという「荒らし」行為が横行しました。
こういった事態を未然に防ぐためにも、セキュリティ対策は万全の状態でオンライン会議に臨みましょう
あとがき
オンライン会議ツール編、いかがでしたでしょうか。
仕事ではかなり使っているオンライン会議ツールですが、実はプライベートではほとんど使ったことがなかったりします。
最近は距離や時間を問わずオンラインで簡単にコミュニケーションを取れるようになりましたが、やっぱり人寂しいもので、直接会える方がいいなぁって思うときもあります。
まだどうなるかわからない世の中ですが、また以前のようにリアルで会える日を楽しみにしつつ、今しばらくは家で引きこもり生活です。
そしてどんな形でもいいからAZALEAのライブは開催してほしいですね。
それではまた次回お会いしましょう。
